Configuraciones avanzadas - DANGER ZONE !

¿Qué debo saber para modificar estas configuraciones?

Para modificar estas configuraciones recomendamos entender al menos los siguientes conceptos: Activo, Pasivo y Patrimonio, partida doble, conciliación bancaria y codificar plan de cuentas. Un cambio aquí afecta dónde se contabilizan automáticamente tus ventas, compras, pagos y cobros: si tienes dudas, consúltalo con tu contador o con soporte antes de cambiar algo.

Dónde está todo esto

Casi todo vive en Administración → Cuentas. Arriba a la derecha, la rueda "Administrar cuentas" abre el plan de cuentas (listado de cuentas contables, con filtro Activadas / Desactivadas) y estas pestañas:

• Cuentas — el plan de cuentas.
• Categoría de cuentas — las agrupaciones de las cuentas.
• Tipos de documento — los medios de pago (transferencia, cheque, etc.).
• Bancos — el listado de bancos.
• Condiciones de pagos — plazos y cuenta de cobro de cada condición.
• Impuesto adicional — solo si tu empresa usa impuestos específicos.
• Cesionarios — para facturas cedidas (factoring).

Las cuentas maestras (a qué cuenta va cada cosa automática) están en Mi empresa → Configuraciones → pestaña Contabilidad.

¿Cuál es el plan de cuentas que viene por defecto en el sistema?

Tu cuenta parte con un plan de cuentas ya armado. Cada cuenta tiene Nombre, Código y Tipo de cuenta (su categoría). Cada categoría pertenece a uno de estos grupos: Activo, Pasivo, Patrimonio, Resultado u Orden.

Nota: solo las cuentas cuya categoría es Resultado salen en el Estado de Resultados; las de Activo, Pasivo y Patrimonio salen en el Balance.

Video: https://www.loom.com/embed/edd755ec10424d0f9e092f2324c1814f

¿Cómo crear centros de negocio?

En Administración → Cuentas → "Administrar cuentas", la rueda "Agregar centros de negocio" (sobre el listado de cuentas) abre la lista de centros de negocio, donde creas cada uno con su nombre y lo activas o desactivas. Después los eliges al emitir ventas, registrar compras y en tus tiendas online, y puedes filtrar reportes por centro de negocio. Los centros de negocio están en los planes Pro y Business.

Video: https://www.loom.com/embed/21008a3b31234277bc0539bc653f5ea2

¿Cómo crear una nueva cuenta o modificar una existente?

1. Entra a Administración → Cuentas → "Administrar cuentas".
2. Para una cuenta nueva, haz clic en + Agregar; para modificar una, ábrela desde el listado.
3. Completa: Cuenta activa, Nombre, Código, Tipo de cuenta (la categoría) y, si es una cuenta de banco o caja, marca Cuenta bancaria e ingresa el Nro cuenta corriente y la Moneda.
4. Opciones de la cuenta:

• Predeterminada pagos / Predeterminada cobros — la cuenta que aparece por defecto al registrar un pago o un cobro.
• Análisis — si está en Sí, cada movimiento en esa cuenta exige indicar el cliente o proveedor, para poder ver su saldo por tercero.
• Documentos permitidos — qué tipos de documento de pago se pueden usar con esa cuenta.

1. Guarda.

Crear cuentas nuevas y editar las categorías está disponible en los planes Pro y Business.

Protip: para controlar tus gastos crea la menor cantidad de cuentas de resultados posible (teoría de la varianza del frutero).

Video: https://www.loom.com/embed/0506dcf5eb9044b3ac6451514cda85be

¿Cómo subir la apertura contable?

1. Entra a Administración → Cuentas, pestaña Comprobantes.
2. Usa "Nuevo ejercicio apertura": arma el comprobante de apertura partiendo de los saldos del año anterior que ya tienes en Parrotfy. Si prefieres partir de cero (por ejemplo, porque vienes de otro sistema), abre la flecha del botón y elige "Nuevo ejercicio en blanco".
3. Revisa o ingresa los saldos por cuenta y guarda.

Solo puede existir un ejercicio de apertura por año, y su fecha no puede caer en un mes contable ya cerrado. La contrapartida usa la Cuenta de balance apertura definida en Configuraciones → Contabilidad.

Video: https://www.loom.com/embed/1725e33eb308414d88345a40302585ab

Configuraciones maestras: ¿qué cuentas tienen análisis?

En Mi empresa → Configuraciones → pestaña Contabilidad defines las cuentas maestras que Parrotfy usa en los asientos automáticos: impuestos (Cuenta impuesto débito, Cuenta impuesto crédito), Por pagar, Por cobrar, Anticipo, Cuenta de balance apertura, Cuenta para ajuste cambiario, cuentas de inventario, entre otras. Se editan con el ícono del lápiz. La pestaña Contabilidad aparece cuando tu cuenta tiene el módulo de administración activo.

Estas cuentas maestras quedan con Análisis activado automáticamente (no se puede apagar), porque Parrotfy necesita saber a qué cliente o proveedor corresponde cada movimiento:

• Cuenta facturas por cobrar
• Cuenta documentos en cartera por cobrar
• Cuenta de anticipo clientes
• Cuenta facturas por pagar
• Cuenta para vouchers por pagar
• Cuenta honorarios por pagar
• Cuenta documentos en cartera por pagar
• Cuenta de anticipo proveedores
• La cuenta de inventario de materiales

Cualquier otra cuenta puede tener Análisis si lo activas en su ficha.

Video: https://www.loom.com/embed/93fbe26980b145f0b445b517a4d96c79

Condiciones de pago

Están en Administración → Cuentas → "Administrar cuentas" → pestaña Condiciones de pagos. Cada condición tiene:

• Nombre y si está activa.
• Interés, si corresponde.
• Cuenta cobro — la cuenta donde entra el dinero. Si una condición tiene cuenta cobro, el documento que la use se genera pagado, abonado a esa cuenta. Además, en el Punto de Venta los botones de medios de pago son justamente las condiciones activas que tienen cuenta cobro.
• Condiciones — el plazo: qué porcentaje se paga a cuántos días (puedes dividirlo en varias cuotas).

Video: https://www.loom.com/embed/d439e66be92d4c3cbf6f5b30e968c953

Tipos de documento de pago

En la pestaña Tipos de documento defines los medios con que se paga o cobra (transferencia, cheque, efectivo, etc.): cada uno tiene Nombre y Tipo (Crédito o Contado). En la ficha de cada cuenta eliges cuáles se permiten en Documentos permitidos.

NOTA: el tipo de documento no cambia las cuentas del asiento; sirve para dejar registrado con qué medio se pagó.

Video: https://www.loom.com/embed/7cd78c722d28429780cbf4621c7e95da

¿Cómo rescatar información contable?

En Administración → Cuentas, el botón Reportes descarga el Libro Diario, el Libro Mayor, balances y libros de compra y venta. Ver "Reportes de contabilidad".

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