Para quién es: quieres saber dónde ver las facturas que te emiten tus proveedores, por qué algunas siguen en "pendientes" después de aceptarlas, o cómo hacer que lleguen solas sin cargarlas a mano.

Dónde están

En Administración → Compras. Ahí está la bandeja de documentos recibidos: las facturas, notas de crédito, boletas de honorarios y demás DTE que tus proveedores te emitieron y que todavía no ingresas a tu contabilidad.

Ojo: en el menú, "Compras" son los documentos recibidos. Las órdenes de compra están en el menú de producción bajo "Orden de compra" — son otra cosa y no se mezclan.

De dónde salen los documentos

Tienes tres vías, y funcionan en paralelo:

1. La bandeja de intercambio del SII. Se actualiza automáticamente una vez al día, a la 1 AM. No necesitas hacer nada.

2. Por correo electrónico. Puedes pedirle a tus proveedores que envíen sus facturas a una casilla de tu cuenta y Parrotfy las ingresa solo. La dirección exacta aparece en la propia pantalla de documentos pendientes, en el texto "Envía tus documentos de compras a…" — es una casilla propia de tu empresa, no una dirección general.

Dos condiciones para que funcione:

• El correo debe traer el XML del documento adjunto. Un correo con sólo el PDF no genera nada.

• Si reenvías el mismo documento dos veces no se duplica: cada documento es único por proveedor, número y tipo.

3. A mano. Para una factura o un voucher de gasto que no llegó por ninguna de las dos vías anteriores, la propia bandeja tiene el acceso: "¿Requieres ingresar una factura o voucher de gasto manual?".

Al registrarla a mano, dos reglas que te pueden bloquear:

• No puedes usar una fecha de un mes contable ya cerrado. Si el mes está cerrado, el documento no se crea.

• Necesitas proveedor y al menos una línea de detalle.

Por qué una factura sigue apareciendo como pendiente

Es la consulta más frecuente y casi siempre es una de estas tres:

Se aceptará sola a los 9 días. La pantalla lo dice: "Ingreso automático de documentos aceptados y con cuenta contable asignada (aceptación automática luego de 9 días)". Los documentos que llevan más de 9 días se procesan solos y se les crea el documento de compra correspondiente. Si el tuyo es reciente, todavía está dentro de ese plazo.

Quedó marcado como "incorrecto" por diferencia de monto. Cuando el DTE que llega calza con una factura que ya tenías registrada, Parrotfy los enlaza solo — pero compara los totales: si difieren en más de un 1%, en vez de aceptarlo lo marca como incorrecto para que lo revises. Revisa que el monto del documento del proveedor y el que tú registraste sean el mismo.

Está aceptado en Parrotfy pero pendiente de sincronizar con el SII. Son dos estados distintos y la pantalla los muestra por separado: verás "Sincronizado con SII" o "Pendiente sincronización con SII", y también "Conciliación Parrotfy-SII pendiente". Que una factura ya esté ingresada en tu contabilidad no significa que el acuse al SII haya viajado todavía.

Si aceptaste una factura y igual la sigues viendo en la bandeja pasados varios días, ahí sí conviene escribirnos: no es un plazo normal.

Rechazar un documento

En la bandeja, junto a cada documento, está la opción de rechazar el DTE. Te pide un motivo, y queda registrado quién lo rechazó y cuándo.

Rechazar no borra nada: cambia el estado del documento a rechazado. Es distinto de eliminar un documento de compra ya registrado.

Preguntas relacionadas

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