Para quién es: si necesitas enviarle una factura (u otro documento) a tu cliente por correo, personalizar el texto de esos correos, o saber dónde ver tus avisos dentro de Parrotfy, aquí te explicamos cómo.

Antes de empezar

• El documento ya debe estar creado/emitido para poder enviarlo.

• Los destinatarios se proponen a partir de los contactos del cliente. Si quieres que el correo llegue a la persona correcta, primero asegúrate de tener ese contacto con correo cargado en la ficha del cliente.

Enviar una factura por correo

1. Abre el documento de venta que quieres enviar.

2. Haz clic en el botón azul con el ícono de sobre (su tooltip dice "Enviar factura por email"). Se abre la ventana de envío, titulada "Enviar factura por email".

3. En la ventana revisa los campos:

- Para: vienen precargados los correos de los contactos del cliente. Puedes quitar o agregar destinatarios.

- Asunto: viene un asunto sugerido ("Documento [N°] de [tu empresa]"); edítalo si quieres.

- Mensaje: el cuerpo del correo, precargado con tu plantilla (ver la sección siguiente para cambiarlo).

- Abajo verás el PDF del documento ya adjunto (y el XML, cuando aplica). Puedes quitar un adjunto con el ícono de basurero.

1. Si quieres incluir el enlace de pago online, activa el interruptor "Botón de pago" (disponible cuando el documento admite pago online y no está pagado).

2. Haz clic en "Enviar".

En la misma ventana, si el contacto tiene celular cargado, aparece un botón de WhatsApp para compartir el documento por ese canal.

Personalizar el texto de los correos

El texto con el que salen tus facturas y cotizaciones es editable. Lo cambias una vez y se aplica a todos tus envíos:

1. Ve a Configuraciones.

2. Entra a la pestaña "Comercial" y, dentro, a la sub-pestaña "Mensajes".

3. Edita los campos según el documento:

- "Mensaje envío documento": el texto del correo con que salen tus facturas/boletas.

- "Mensaje envío proyecto": el texto del correo con que salen tus cotizaciones.

1. Guarda los cambios.

Así no tienes que reescribir el mensaje en cada envío: ese texto aparece precargado en el cuerpo del correo cuando envías un documento.

Ver tus notificaciones

Parrotfy te avisa de eventos importantes dentro de la app desde la barra superior:

• El panel de "Notificaciones" muestra tus avisos recientes. Si tienes notificaciones pendientes, verás un número (badge rojo) sobre el ícono. Haz clic para abrir el panel sin salir de la pantalla en la que estás.

• Por separado, existe el panel "Problemas Emisión Facturas", donde aparecen las facturas que fallaron al emitirse y puedes reintentarlas.

Cómo saber que funcionó

• Al enviar un documento, la ventana confirma el envío y el correo sale a los destinatarios indicados en "Para", con el PDF adjunto.

• Si editaste los textos en Configuraciones → Comercial → Mensajes, tus próximos correos saldrán con el contenido nuevo precargado.

Envío automático de factura a casilla del SII

• Si bien puedes enviar las facturas de venta por Parrotfy, el sistema automáticamente envía la factura (XML y PDF) al correo que el receptor tiene registrando en el SII (correo de intercambio). Este proceso se hace cada madrugada y es transparente para el usuario (no debe ejecutar nada). Si el receptor indica que luego de 24 hr no a llegado la factura a la casilla definida escribir al chat de soporte y solicitar asistencia de un agente humano

Si algo falla

• No aparece ningún destinatario en "Para": el cliente no tiene contactos con correo cargados. Agrega un contacto con correo válido en la ficha del cliente y vuelve a abrir la ventana de envío.

• Quiero enviar a otra persona: en la propia ventana de envío puedes agregar correos en el campo "Para", o cargar el contacto en la ficha del cliente para que quede disponible siempre.

• El interruptor "Botón de pago" está deshabilitado: aparece deshabilitado cuando el pago online no está disponible para ese documento o cuando ya está pagado.

• El texto del correo salió genérico: edítalo en Configuraciones → Comercial → Mensajes ("Mensaje envío documento" para facturas, "Mensaje envío proyecto" para cotizaciones).

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• Conecta Parrotfy con otros sistemas usando la API

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